辦公室夜間搬遷安排：文件、電腦及機密設備點樣安全搬？ | 公司搬遷攻略

辦公室搬遷不是把物品由A點搬到B點便完成，尤其夜間搬運涉及管理處、電梯、照明、噪音和保安安排。公司應先定義哪些物品可由搬運商處理，哪些文件、硬碟和門禁設備要由指定員工交接。以下流程可作項目表，實際要求仍要以租約、大廈管理處和公司保安政策為準。

先取得大廈及場地許可

向新舊址管理處索取夜間工作時段、貨梯預約、車輛停泊、保護地台、押金、噪音限制和保安登記要求，最好以電郵或書面確認。安排搬運路線，量度大型設備、門框和電梯尺寸，預留照明及雨天保護。若需拆裝固定櫃、網絡線或門禁，先確認是否須由大廈指定承辦商處理，不要等到搬運當晚才發現不能施工。

文件要封存和逐箱交接

按照部門和保存期限分類，將機密、人事、客戶及一般文件分開，建立箱號、內容類別、原位置、目的地和負責人清單。機密文件用封條或鎖櫃，搬運商只取得必要資訊；不要把客戶資料散放在公共走廊，也不要用私人即時通訊傳送完整名單。香港個人資料私隱專員公署的資料安全及私隱資源可作政策檢視起點。問搬運商誰可接觸文件、車輛是否有保安措施、遺失或破損如何通報。

電腦和網絡設備先備份

由IT人員列出伺服器、NAS、路由器、螢幕和工作站清單，記錄資產編號、原位置、目的地和外觀照片。重要資料先備份並測試還原，關機後標籤每條電源線及網絡線，易碎設備用合適包裝。不要把硬碟當普通雜物搬；若設備已退役，先按公司資料銷毀政策處理。搬前預備臨時網絡、登入方式、插座位置和開機次序，避免員工到新址才發現無法工作。

夜間現場和搬後點收

安排兩名以上員工在新舊址交接，記錄開門、封箱、裝車、卸貨和交收時間。保持通道暢通，搬運工人穿着反光衣或按場地規定工作；遇到照明不足、地面濕滑、超重或需要高空搬運，應立即停工並改由專業人員評估。搬後先核對箱號、設備外觀、門禁卡和鑰匙，再由IT逐台開機、測試網絡和備份；任何短少或損壞要即時拍照及書面通知。可向壹家壹搬運專家索取按夜間時段、樓層、設備和保護工程拆項的報價。

常見問題

問：夜間搬遷一定較便宜嗎？
答：不一定。夜間可能涉及額外人手、保安、照明和管理處費用，應比較完整拆項而非只看基本搬運價。

問：搬運商可否替公司處理文件？
答：可以否要看合約和公司資料政策。先限定接觸範圍、箱號、交接人及遺失通報流程，機密資料最好由公司指定人員押運。

問：搬完才發現電腦不能開機怎麼辦？
答：保留包裝和照片，不要反覆通電或自行拆機，先由IT確認供電、線材和資料備份，再按搬運合約報告損壞。